Come abbiamo avuto modo di sottolineare, l’uso di soluzioni di dematerializzazione e digitalizzazione consentirebbe un risparmio a livello Paese pari a 200 miliardi di euro l’anno.
Ma la digitalizzazione di processi e documenti nelle imprese e nella pubblica amministrazione non è un’attività che si improvvisa.
Esiste una “ricetta” – costituita da 5 importanti “regole” – che è bene seguire nell’impostazione dei progetti di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento. Questa “ricetta”, secondo le analisi della School of Management del Politecnico di Milano, consente di cogliere il massimo dei benefici ottenibili.
Vediamole più in dettaglio.
1. Puntare all’integrazione di processo con una visione d’insieme
I benefici che si ottengono dall’allargamento dell’ambito di progetto – dalla sola Conservazione Sostitutiva all’invio elettronico delle Fatture in formato strutturato, fino all’integrazione con le fasi di Ordine, Consegna e Pagamento – sono estremamente più significativi dei soli benefici di ottimizzazione locale. Per implementare i modelli di Dematerializzazione più completi è possibile procedere per passi, partendo dai progetti più semplici, ma avendo da subito una visione d’insieme su come raggiungere il “traguardo” finale.
2. Prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo
La maggior parte degli errori che si riscontrano nelle Fatture dipende da sviste, dati mancanti, disallineamenti che si verificano nelle fasi a monte del processo. In particolare, quasi nel 50% dei casi questi errori sono riconducibili al disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regolano le transazioni. Come ovviare a questi problemi? Agendo consapevolmente sulla qualità dei dati: quando si originano, come si registrano, come si aggiornano e quando vengono trasferiti, lungo l’intero processo.
3. Puntare a un unico processo interno con diversi canali di interfaccia verso clienti o fornitori
La varietà dei canali di comunicazione con clienti o fornitori (EDI, portali Web, PEC, fax, carta) non impedisce di concentrare gli sforzi progettuali sulla creazione di un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, un’unica procedura di riconciliazione Fatture-Ordini, indipendente dal canale con cui sono stati trasmessi i diversi documenti.
4. Dare il giusto peso ai diversi benefici
I benefici “tangibili” di recupero di efficienza sono in grado di garantire tempi di ripagamento degli investimenti molto rapidi, generalmente inferiori a 2 anni e spesso anche a 1 anno. Questi benefici, tuttavia, sono conseguibili se i volumi di documenti dematerializzati superano una “soglia minima” di massa critica. Questa soglia può essere identificata, per esempio, in circa 10.000 documenti all’anno (sommando ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, Fatture e avvisi di pagamento) oppure in circa 3.500 Fatture (attive o passive) all’anno. Nel caso non si raggiunga questa massa critica, è indispensabile approfondire altri potenziali benefici tangibili, come per esempio la riduzione dei tempi complessivi per la gestione del processo, oppure la capacità di gestire in modo più efficace il magazzino riducendo il capitale circolante. Inoltre, non vanno trascurati i benefici “intangibili”. Alcuni esempi possono essere: maggiore qualità, quantità e tempestività dei dati a disposizione; maggiore capacità di controllo e analisi del processo; miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali; possibilità di offrire un maggior livello di servizio ai clienti.
5. Prestare attenzione a come tradurre in concreto valore i benefici ottenuti
Parte dei benefici è legata a un immediato risparmio sui materiali e alla disponibilità di nuove risorse (spazi, informazioni). La maggior parte dei benefici conseguibili attraverso questi progetti, tuttavia, deriva da un significativo incremento nell’efficienza sui processi, che porta a una riduzione dei tempi di manodopera dedicati alle cosiddette attività “non a valore aggiunto”. È esattamente su quest’ambito di attività che si gioca la partita più importante: liberare tempo al personale saturo. Per creare valore dalla maggior produttività del personale è però necessario affrontare il processo anche da un punto di vista organizzativo, spostando le persone da mansioni operative a mansioni di controllo verifica e riallocando le risorse su attività a maggior valore per il business (in genere più stimolanti e gratificanti per le persone).
