La normativa italiana oggi consente pienamente di adottare le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) a supporto delle relazioni tra clienti e fornitori. Nel nostro Paese – in coerenza con quanto definito a livello europeo – è assolutamente possibile che controparti commerciali scambino e conservino in formato elettronico tutta la documentazione che regola il cosiddetto “Ciclo dell’Ordine”.
Documenti come ordini, conferme d’ordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto, conferme di avvenuta consegna, mandati e avvisi di pagamento e, soprattutto, Fatture (il documento cardine di qualsiasi processo di acquisto/vendita, oltre che quello più “carico” di importanti implicazioni legali, finanziarie, fiscali) possono essere – serenamente – emessi, trasmessi e conservati in modalità completamente elettronica. A patto, evidentemente, di seguire – quando esistono – le procedure identificate dal Legislatore.
Procedure ormai chiare sotto il profilo normativo e già messe in atto concretamente da numerose organizzazioni, sia pubbliche sia private. Più nel dettaglio, è possibile:
a) la trasmissione di documenti in modalità telematica;
b) la Conservazione Sostitutiva (ovvero adottare, per i documenti che hanno obblighi di conservazione, una modalità di conservazione sostitutiva alla carta);
c) la Fatturazione Elettronica;
d) la trasmissione di documenti attraverso lo scambio di flussi di dati in formato elettronico strutturato (EDI).
Senza entrare nella descrizione di ciascun processo, per la quale rimandiamo alla pubblicazione “Quaderno del fare” della School of management del Politecnico di Milano, disponibile gratuitamente sul sito www.osservatori. net, di seguito diamo evidenza delle differenti esperienze e prospettive di “chi fa”, riportando alcune “citazioni” di manager aziendali (CIO, CFO, Amministratori Delegati ecc.) che hanno già intrapreso, all’interno delle loro organizzazioni, un percorso di dematerializzazione.
Sul fronte dei processi interni abbiamo riscontrato rilevanti recuperi di efficienza per l’eliminazione di attività a basso valore aggiunto, ottimizzato la tracciabilità dei flussi informativi, migliorato le attività di controllo e, conseguentemente, la qualità dei dati scambiati. Notevoli benefici sono stati raggiunti anche nei rapporti con i clienti, dove l’azienda ha riscontrato una significativa contrazione degli errori, delle contestazioni e dei relativi tempi dedicati alla gestione dei contenziosi. Federico Regard Direttore Customer & Credit Service – Granarolo |  | |
Philips crede fortemente nella Digitalizzazione dei processi: all’interno della divisione Consumer Lifestyle è stato istituito un Comitato EDI – composto da esponenti di diverse funzioni (IT, Vendite, Logistica, Amministrazione, …) – sponsorizzato direttamente dal nostro Direttore Generale. All’interno di questo Comitato discutiamo le soluzioni adottate e studiamo azioni mirate per estendere lo scambio dati in formato elettronico strutturato standard ad altri nostri clienti. Abbiamo ottenuto una buona massa critica di flussi digitalizzati e ora stiamo riflettendo su come sfruttare al meglio gli ingenti benefici ottenuti. Domenico Solano IT Director South Europe – Philips |  | |
Abbiamo lavorato per anni con processi supportati esclusivamente da documenti cartacei, poi – circa 5 anni fa – ci siamo detti: “Quanta carta! Non esisterà un modo per dematerializzare questi archivi?”. La risposta – raggiunta dopo un’analisi sia del quadro normativofiscale sia dell’offerta tecnologica disponibile – è stata positiva: oggi pressoché la totalità degli archivi è digitale e circa un terzo delle spedizioni sono supportate end-to-end da flussi informativi elettronici. Paolo Ballabene CIO – TNT Global Express |  | |
La nostra esperienza diretta conferma che un progetto di Digitalizzazione dei processi è, innanzitutto, un progetto di collaborazione e integrazione: sia interna, tra diverse funzioni aziendali, sia esterna, tra i clienti e/o i fornitori coinvolti. Durante l’implementazione di un progetto di Digitalizzazione è importante che il top management trasferisca con chiarezza obiettivi e priorità, prestando attenzione a declinarli anche in base alle emozioni e alle sensazioni del personale coinvolto. Fulvio Spelta Responsabile Processi e Sistemi di approvvigionamento – Enel |  | |
Nel nostro percorso verso la Digitalizzazione dei processi, la relazione consolidata con alcuni clienti ha favorito il loro iniziale coinvolgimento e l’attivazione dello scambio di informazioni in formato elettronico. Ora, dopo soli due anni, riceviamo in EDI circa il 50% degli ordini da più di 80 clienti. Per il 2013 abbiamo poi individuato una porzione di clienti ad alto valore aggiunto – che emettono più di 100 ordini o a cui si consegnano più di 100 tonnellate lorde di prodotto l’anno – che puntiamo a coinvolgere. Salvatore Toti Schito Central Business Unit Controller – Grupo Calvo (Nostromo) |  |
