Vincoli giuridici della dematerializzazione di archivi
La dematerializzazione dei documenti incontra meno vincoli giuridici di quanto si creda.
Nel nostro ordinamento, infatti, vige il principio generale della libertà delle forme: il diritto, salvo specifiche eccezioni, non richiede una forma specifica per la validità dei documenti. Un documento ha una propria dignità giuridica, a prescindere dalla forma che lo caratterizza.
Lo stesso principio vale per i contratti. è sufficiente perchè un contratto sia valido e produttivo di effetti che la volontà delle parti si sia manifestata, qualunque sia il modo o la forma della sua manifestazione.
Non si discosta dal principio generale di libertà delle forme il Codice dell’Amministrazione digitale che, nel disciplinare la riproduzione e la conservazione dei documenti informatici, la libertà di scegliere la modalità procedurale di conservazione.
Dematerializzazione in formato digitale di atti e documenti
Nel descritto scenario appare, quindi, essenziale la formalizzazione di specifiche procedure di dematerializzazione che non si limitino a soddisfare l’esigenza di produrre un documento digitale equivalente, sotto il profilo giuridico, al suo corrispondente cartaceo, ma considerino il processo di dematerializzazione nel suo complesso, dalla creazione alla archiviazione del documento.
Essenziale, inoltre, nella definizione della procedura avere consapevolezza, in relazione alle diverse fasi, sulla obbligatorietà o meno della firma e sulla sua funzione. Non tutti i documenti, infatti, necessitano obbligatoriamente della firma e la stessa firma, quando è richiesta, svolge diverse funzioni. La firma può essere diffusa nella prassi operativa, quale strumento per agevolare la prova di una determinata operazione, o al contrario, essere richiesta quale condizione di validità.
Firma elettronica nella gestione dei processi amministrativi
Emblematico appare in questo senso il rapporto banca/cliente. Nel rapporto negoziale, infatti, ragioni di trasparenza e buona fede contrattuale hanno comportato la diffusione della pratica delle contabili di sportello. Le operazioni effettuate dai clienti e rientranti nell’ambito di uno specifico contratto di conto corrente sono documentate attraverso la consegna di specifici fogli informativi al cliente. In questo caso, la firma non è richiesta da una norma specifica, ad essa, tuttavia, si attribuisce una funzione probatoria attestante l’avvenuta operazione. La dematerializzazione, quindi, ben potrebbe esaurirsi nell’apposizione di una firma elettronica, nella consapevolezza tuttavia che sul valore probatorio deciderà, caso per caso, l’autorità giudiziaria.
Parimenti, nella stipulazione di contratti bancari, sottoposti al requisito della forma scritta a pena di nullità, si potrà scegliere tra diverse tipologie di firma. Oltre, infatti, alla firma digitale, si potrà adottare la firma elettronica avanzata, nella consapevolezza tuttavia delle peculiari caratteristiche di questo meccanismo di firma. La firma elettronica avanzata, a differenza della firma elettronica qualificata e della firma digitale, infatti, non è descritta analiticamente dalla norma nelle sue caratteristiche tecniche. La norma, al contrario, definisce i requisiti che una firma, per potersi qualificare quale avanzata, deve soddisfare, attribuendo ai soggetti che forniscono le soluzioni di firma elettronica avanzata di scegliere le modalità tecniche più opportune.
Conservazione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni, banche e aziende
Oltre che nel mondo bancario, la firma elettronica avanzata si presta ad essere utilizzata anche in altri settori, ad esempio quello assicurativo e quello sanitario, con particolare riferimento alla raccolta del consenso al trattamento dei dati personali del paziente.
Il diritto, quindi, offre nuove opportunità di dematerializzazione dei documenti, ma la parola d’ordine deve essere “consapevolezza”. Sia gli interpreti che gli operatori dovrebbero abbandonare il tradizionale approccio alla tematica della digitalizzazione, pensando di dover elaborare un equivalente del documento cartaceo e della sottoscrizione autografa. Al contrario, l’approccio al tema dovrebbe essere il più possibile un approccio aperto e consapevole della diversità ontologica degli strumenti e che privilegi una prospettiva d’insieme al processo di dematerializzazione e non al singolo documento da dematerializzare.
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