Sono ormai diversi anni che l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano sta accompagnando istituzioni pubbliche e imprese private italiane nel cammino verso la dematerializzazione e la digitalizzazione dei processi.
Un percorso a più tappe, all’interno del quale i soggetti che faticano ancora a percepire i vantaggi e le opportunità della dematerializzazione si interrogano appunto su “come fare”.
In questo articolo riassumiamo in otto domande i dubbi più diffusi fra i responsabili d’impresa, dando la risposta degli esperti.
1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del ciclo dell’ordine?
Si, è vero. La normativa italiana, oggi, consente pienamente di adottare l’ICT a supporto delle relazioni tra clienti e fornitori. Documenti come ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, mandati e avvisi di pagamento, fatture possono essere – serenamente – emessi, trasmessi e conservati in modalità completamente elettronica, a patto di seguire le procedure identificate dal Legislatore (procedure ormai chiare dal punto di vista normativo).
2. Ma quanto si risparmia concretamente?
Progetti di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi nell’ambito del Ciclo dell’Ordine (o Ciclo Ordine-Pagamento) consentono risparmi nell’ordine dei 30-40 euro a ciclo. I progetti di Fatturazione Elettronica limitati al solo scambio della fattura beneficiano di risparmi (nel costo di gestione del processo di fatturazione) pari a circa 4 euro a fattura, lato emittente, e fino a 8 euro a fattura, nel caso di ricezione di fatture in formato elettronico strutturato.
3. Cosa devo fare per usufruire di questi benefici?
Esiste una “ricetta” – costituita da alcune importanti “regole” – che è bene seguire nell’impostazione dei progetti di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento per coglierne il massimo dei benefici. Vale a dire:
- puntare all’integrazione di processo con una visione d’insieme;
- prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo;
- puntare allo sviluppo di un unico processo interno con diversi canali di interfaccia verso clienti o fornitori;
- dare il giusto peso ai diversi benefici;
- prestare attenzione a come tradurre in concreto valore i benefici ottenuti;
4. Ha senso fare questi progetti in una PMI?
Se l’azienda si trova a gestire almeno 3.500 fatture l’anno, i benefici sono rilevanti e ha senso procedere con la dematerializzazione. Per le aziende con volumi inferiori, il discorso è capire quanto efficiente sia il processo di fatturazione interno. Se il processo è ancora – in prevalenza – manuale (le fatture vengono stampate e archiviate in cartaceo, registrate a mano, inserite a mano in busta, affrancate e poi spedite) ha senso procedere a una digitalizzazione anche su volumi piccoli, magari in formato strutturato con il ricevente.
5. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e/o i miei fornitori?
Spesso molte imprese hanno difficoltà nel collaborare con altre organizzazioni, siano esse concorrenti o semplicemente fornitori, clienti e provider di servizi. Questa “chiusura” è spesso culturale e può essere superata partendo dalla conoscenza delle opportunità o dei vincoli che caratterizzano il contesto in cui si opera. In questo senso può essere utile da un lato sostenere e veicolare iniziative di comunicazione, formazione e coinvolgimento del partner di commerciale; dall’altro trarre spunto da best practice e dai benefici raggiunti.
6. Da dove parto per “fare”?
Le condizioni al contorno ci sono tutte: le tecnologie sono disponibili, il quadro normativo è ormai completo, sul mercato sono attivi da anni operatori in grado di offrire soluzioni diverse (specifiche, tra loro complementari o complete). Il primo passo è l’armonizzazione dei sistemi interni; poi si può per esempio affrontare la Conservazione Sostitutiva dell’attivo (libri, registri, scritture contabili, documenti inviati) per poi passare alla trasmissione dei documenti del Ciclo dell’Ordine. Dopodiché si può affrontare la ricezione dei documenti. A questo punto sarà quasi immediato affrontare anche i progetti di Conservazione Sostitutiva del passivo.
7. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più “controlli”?
Il solo fare Conservazione Sostitutiva o “Fatturazione Elettronica pura” non rappresenta, per l’Agenzia delle Entrate, un motivo in più sulla base del quale stabilire la necessità di un controllo. Per stabilire se, dove e quando fare un controllo, l’Agenzia delle Entrate ha invece a disposizione ben altri strumenti, peraltro sempre più avanzati e, di recente, anche ulteriormente potenziati (si pensi al nuovo redditometro, lo spesometro, il database Serpico).
8. Non è meglio aspettare che si muova la Pubblica Amministrazione?
Dalla Finanziaria 2008 è legge che la Pubblica Amministrazione possa pagare ai propri fornitori esclusivamente fatture ricevute in regime di Fatturazione Elettronica. La fattura cartacea non è, di fatto, più ammessa: nel testo, il Legislatore è chiaro e fermo su questo punto. Manca, come noto, il decreto attuativo che descriva “come fare” operativamente. Tuttavia non conviene aspettare che la Pubblica Amministrazione detti tutte le proprie regole. Conviene anzi “giocare d’anticipo”, per vari motivi: la fatturazione elettronica prospetta, come abbiamo visto, concreti benefici; porta ad analizzare i propri processi interni con senso critico; rende più efficace lo scambio con clienti e fornitori. In una sola frase, l’investimento per fare fatturazione elettronica non va pensato “per rispondere all’obbligo della PA”, bensì per ridurre i costi nelle relazioni verso tutti i propri partner commerciali (clienti e fornitori).
