I vantaggi legati all’adozione di soluzioni di eProcurement sono ben noti: riduzione dei costi, aumento di efficienza ed efficacia sono benefici tangibili all’interno delle imprese.
E’ tuttavia importante sottolineare come l’eProcurement non sia destinato a rimanere statico nel tempo, bensì ad arricchirsi di nuove opportunità in coerenza con le evoluzioni che caratterizzano le stesse tecnologie ICT.
Le soluzioni Procure-to-Pay
La forte spinta alla dematerializzazione permette infatti di estendere il concetto di eProcurement al più ampio dominio delle soluzioni cosiddette Procure-to-Pay.
Si tratta di soluzioni che partono dalle attività di selezione del fornitore e non si fermano alla gestione dell’ordine, ma coprono l’intero ciclo di consegna, fatturazione e pagamento.
Questi strumenti si stanno diffondendo nelle relazioni tra imprese e l’eProcurement è proprio il punto di partenza dal quale poi evolve il progetto più ampio.
Un progetto, spiegano gli analisti della School of Management del Politecnico di Milano, che si basa sostanzialmente sulla Conservazione Sostitutiva, sulla Fatturazione Elettronica e sulle soluzioni di integrazione Ciclo Ordine-Pagamento.
Le soluzioni Ciclo Ordine-Pagamento
Queste ultime nascono dai modelli di integrazione con i fornitori e il sistema bancario. L’idea di base è semplice: anziché inviare i documenti tipici del ciclo dell’ordine (ad esempio ordine, fattura, mandato di pagamento), si utilizzano dati in formato strutturato, ovvero leggibili automaticamente dai sistemi informativi dei soggetti coinvolti.
In questo modo si rende automatica la riconciliazione contabile delle fatture e gli interventi del personale amministrativo avvengono solo per la gestione delle non conformità e degli errori (peraltro già ridotti grazie all’uso di una soluzione di integrazione).
A ciò si aggiungono i vantaggi in termini di trasparenza dei processi, visibilità della spesa e chiara definizione dei fabbisogni.
L’ostacolo culturale
Il maggior ostacolo per arrivare a questi risultati? Probabilmente quello culturale che ancora frena la piena diffusione di questi strumenti.
Un progetto di eProcurement ha infatti un impatto significativo a livello di procedure e l’organizzazione deve essere pronta “culturalmente” ad affrontare questi cambiamenti per usufruire appieno dei benefici dell’eProcurement.
