Una recente ricerca pubblicata da Gartner evidenzia come il
mercato dell’eProcurement stia attraversando una fase di
consolidamento e maturazione delle soluzioni, che diventano via
via più semplici da usare, flessibili nell’adattarsi ai
flussi di lavoro delle aziende e integrabili con la fatturazione
elettronica. I benefici che derivano dall’utilizzo di
queste soluzioni, accentuati dalla crisi economica che ha
costretto le aziende a cercare ogni ragionevole modo per ridurre
i costi, hanno portato l’eProcurement a
conoscere un momento di ampia diffusione in Nord America
e Europa, con tassi di penetrazione che superano il 30%.
Anche molte istituzioni del settore pubblico stanno considerando
investimenti in questa direzione, per contenere la spesa e
incrementare la produttività a fronte di entrate tributarie in
diminuzione, debiti pubblici in aumento e risorse limitate.
In generale, le soluzioni di eProcurement forniscono, anche a
persone esterne alla funzione acquisti, meccanismi a supporto
dell’intero processo di acquisto di beni e servizi: dalla
stesura dei requisiti, all’accesso al catalogo,
all’identificazione dei fornitori, all’approvazione
dell’acquisto, alla gestione del budget fino
all’invio dell’ordine al fornitore.
Le funzionalità offerte dalle applicazioni specifiche di
eProcurement vanno oltre quelle presenti nei moduli di acquisto
delle suite finanziarie e degli ERP tradizionali: forniscono
un’interfaccia semplificata utilizzabile anche da utenti
occasionali, con in più il supporto alla gestione del workflow,
a cataloghi multipli e partizionati e all’accesso a
contenuti esterni residenti sui portali dei fornitori o in un
marketplace elettronico. Quando la funzionalità di
eProcurement è implementata
congiuntamente ad uno strumento dedicato
alla gestione delle fatture fornitori
e del confronto di queste con gli ordini
di acquisto per autorizzare i pagamenti, si parla di
soluzioni di “procure-to-pay” (P2P).
Nonostante le soluzioni di eProcurement siano prevalentemente
utilizzate per l’acquisto indiretto di beni e servizi, sono
talvolta utilizzate anche per acquisti diretti di materiale,
quando è una persona, piuttosto che un sistema automatico, a
effetturare un ordine. Per esempio un rivenditore di macchinari
pesanti può scegliere una soluzione di questo tipo – invece che
un tradizionale MRP (Material Requirements Planning) o un sistema
di acquisto basato su ERP – per permettere al proprio personale
di cercare e ordinare parti di ricambio per le riparazioni dei
clienti.
Secondo Gartner, le soluzioni di eProcurement contribuiscono alla
creazione di valore per l’azienda in modi diversi. Il primo
beneficio è di quello di abilitare le persone a gestire in
autonomia il processo di acquisto – definire i requisiti,
ottenere le approvazioni ed emettere gli ordini –
migliorando anche la conformità ai budget, il pricing dei
contratti e la scelta dei fornitori.
In altre parole, le soluzioni di eProcurement consentono
di ottenere un controllo granulare sui processi evitando
che tutte le transazioni vengano gestite dalla direzione acquisti
e che quindi questa possa diventare un collo di bottiglia.
Le aziende che permettono a collaboratori esterni alla funzione
acquisti di emettere ordini senza utilizzare soluzioni di
eProcurement hanno uno svantaggio economico, dato che queste
persone non sono a conoscenza delle pratiche aziendali riguardo
il pricing dei contratti o non possono reperire facilmente le
informazioni quando ne hanno bisogno.
Una soluzione di eProcurement ben strutturata ed
implementata, oltre a bloccare o ridirezionare le spese non
necessarie, può semplificare il reperimento di beni e
servizi e la verifica dello stato dell’ordine,
oltre a snellire il processo di accettazione, ricevimento e
fatturazione dell’ordine lato fornitore.
Al contrario, un sistema mal progettato renderà la vita
difficile ad utenti e fornitori e costituirà una sfida di
adattamento per l’azienda.
Altro importante beneficio è la disponibilità dei dettagli di
spesa per ogni singolo item, informazioni utili nel processo di
spending analysis che, a sua volta, permette all’azienda di
identificare opportunità di razionalizzazione del parco
fornitori e quindi di risparmiare.
