La Regione Emilia-Romagna con circa 3.000 dipendenti, un bilancio di circa 18 miliardi di Euro, e oltre 4.000 postazioni di lavoro ha adottato una piattaforma di gestione documentale per convertire il Bollettino Ufficiale della regione (BUR) da pubblicazione cartacea a documento informatico con diffusione esclusivamente telematica attraverso il sito istituzionale della Regione.
Come spiega Grazia Cesari, Responsabile Servizio Sistema Informativo-Informatico regionale, «Il progetto di dematerializzazione del BUR ha permesso alla regione di risparmiare oltre 2 milioni di Euro all’anno, relativi alla riduzione delle spese per l’acquisto della carta, di tipografia e di spedizione del Bollettino e, in parallelo, di diminuire l’impatto ambientale dell’Ente, grazie alla mancata produzione di circa 240 tonnellate di carta stampata».
Grazie a un adeguamento normativo della Legge (L.R. n. 28/1987) che regola l’ordinamento e le modalità di pubblicazione e di diffusione del Bollettino, la Regione ha conferito validità legale alla pubblicazione telematica del BUR, la cui autenticità è certificata dall’apposizione della firma digitale del responsabile del BUR. Il passo successivo del progetto ha previsto l’individuazione della piattaforma informatica di gestione dei contenuti, di impaginazione editoriale e di conservazione sostitutiva a norma del BUR.
Attualmente la produzione telematica del Bollettino è realizzata da una redazione distribuita, costituita sia da personale della Regione che di altri Enti regionali: i contenuti vengono redatti, inviati e condivisi attraverso un sistema open source di Content Management messo a disposizione dall’Amministrazione regionale attraverso una interfaccia web. La redazione della Regione continua ad occuparsi del processo di produzione del Bollettino, svolge le attività di gestione e selezione dei contenuti da inserire in ciascun numero/supplemento e, grazie al supporto fornito dal nuovo sistema, produce gli impaginati del BUR sia in bozza che in forma definitiva. Il responsabile della redazione firma digitalmente il file PDF/A e procede con la pubblicazione sul sito istituzionale della Regione: il file viene di seguito inviato al Polo Archivistico Regionale (PARER) per la conservazione a norma. Per le inserzioni redatte dalle strutture interne alla Regione è stata realizzata una integrazione applicativa Web (basata su tecnologia SOAP) con il sistema informatico di gestione degli atti amministrativi.
Grazia Cesari aggiunge che «La distribuzione telematica e gratuita del BUR ha permesso di eliminare gli abbonamenti all’edizione cartacea, il cui importo era calcolato sulla base della dimensione della pubblicazione, consentendo anche la semplificazione e la riduzione dei costi a carico degli inserzionisti introducendo una tariffa unica per le pubblicazioni».
