Con 13 strutture sanitarie in provincia di Bologna, di Ferrara, e di Venezia tutte convenzionate con il Servizio Sanitario Nazionale, il Gruppo Essepienne – azienda del settore sanitario – è in grado di offrire un ampio portafoglio di servizi per la salute che comprende la diagnostica, la specialistica, la fisioterapia e la riabilitazione. Con un fatturato 2010 di oltre 30 milioni di euro, Essepienne ha adottato una piattaforma di gestione documentale per snellire i processi di back office e l’archiviazione della documentazione cartacea, costituita attualmente da 250 mila fatture annue e oltre un milione di pagine in formato A4 di documentazione clinica. La gestione di tali flussi informativi è un aspetto importante per Essepienne in quanto ha impatto sulle prestazioni interne di efficienza nella gestione del rapporto di convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale (ASL di Bologna) e sulle prestazioni di efficacia verso i clienti.
L’adozione di una piattaforma software per l’archiviazione delle immagini digitali dei documenti e l’installazione presso le strutture sanitarie di 51 scanner ha permesso la digitalizzazione dell’intera documentazione cartacea a partire dalle impegnative mediche per le prestazioni ai pazienti. Federico Monti, Presidente del CDA di Essepienne, sottolinea che «Grazie all’adozione della nuova piattaforma di gestione documentale, il Gruppo si è distinto come la prima azienda sanitaria privata ad aderire al progetto SOLE (Sanità On Line) della Regione Emilia Romagna, la rete informatica che collega circa 3.800 medici di medicina generale e i pediatri con le strutture e i medici specialisti delle aziende sanitarie della Regione Emilia Romagna».
A partire dal 2009, Essepienne ha previsto la dematerializzazione delle fatture attive grazie all’implementazione un portale Web – www.circuitodellasalute.it – attraverso il quale gli utenti possono accedere a un’area riservata. Registrandosi con username e password, i clienti del Gruppo possono accedere alle proprie fatture e alla documentazione medica: i referti clinici di ciascun utente ora vengono inviati alla banca dati regionale per essere distribuiti in formato digitale ai medici di famiglia di competenza.
Federico Monti aggiunge che «L’archiviazione sostitutiva ha consentito un considerevole risparmio dei costi per l’acquisto di carta e per la movimentazione dei documenti». Infatti, ogni struttura sanitaria consegna mensilmente alla ASL di Bologna un DVD che sostituisce la spedizione di archivi del peso di diverse centinaia di chilogrammi. Inoltre, i processi di back-office risultano più snelli e il personale di Essepienne impiega meno tempo in attività a basso valore aggiunto come, ad esempio, la ricerca di documenti in estesi archivi cartacei.
