Il Gruppo So.Ge.Gross. è attivo in tutto il Nord-Ovest nel campo della Grande Distribuzione tramite numerosi canali gestiti da marchi di proprietà del Gruppo, impiega circa 2.300 dipendenti e genera un fatturato di 600 mln di euro.
La gestione delle fatture passive è basata sull’utilizzo delle tecnologie ICT: con 30 fornitori, i più grandi dei circa 200 attivi per il comparto del grocery, da oltre due anni l’azienda scambia un flusso EDI che viene contabilizzato in maniera automatica contenente anche l’immagine della fattura. Con tutti i fornitori di carni è invece attivo un sistema Web EDI, basato sullo standard Euritmo, che consente l’emissione degli ordini e la ricezione di numerosi documenti, come gli avvisi di spedizione (DesAdv), i dati di tracciabilità della carne inviata e le fatture.
Lo scambio di fatture tramite l’EDI avviene grazie al servizio offerto da un integration service provide (Tesi) che per So.Ge.Gross. si occupa anche di effettuare la traduzione dei messaggi EDI nel formato richiesto dalla controparte. Le fatture ricevute in formato elettronico sono una parte delle 180 mila fatture passive gestite annualmente. Quando la fattura arriva viene inserita direttamente in prima nota e viene acquisita l’immagine inviata dal fornitore. Il controllo di coerenza con i dati del DesAdv, anch’esso ricevuto in formato elettronico, può essere eseguito automaticamente, innescando in caso di incoerenze un workflow di gestione dell’errore che coinvolge l’Amministrazione e l’Ufficio Acquisti. Risolte le eventuali incoerenze, i dati ricevuti vengono utilizzati per la generazione automatica dei tracciati che l’azienda invia al sistema bancario per l’emissione dei bonifici in favore dei fornitori.
Qualora bolle e fatture non vengano scambiate tramite l’EDI, viene effettuata, se possibile, l’estrazione automatica dei dati tramite un software di Optical Character Recognition (OCR), a valle ovviamente della scannerizzazione del documento.
Dal 2007 So.Ge.Gross. ha adottato anche la conservazione sostitutiva dei documenti passivi e del libro giornale e dall’inizio del 2008 la società ha scelto di esternalizzare il servizio di conservazione sostitutiva presso un service provider che gestirà i documenti cartacei effettuando una seconda scansione e una seconda estrazione dei dati, utilizzate al fine di un controllo incrociato.
