Il Ministero della Difesa è il dicastero del Governo italiano deputato all’amministrazione militare e civile della difesa, attraverso l’attuazione di deliberazioni in materia di difesa e sicurezza adottate dal Governo, sottoposte all’esame del Consiglio Supremo di Difesa e approvate dal Parlamento. Per migliorare la gestione della documentazione cartacea relativa ai concorsi del Ministero della Difesa, l’Ufficio Pubblica informazione – Sezione Internet dello Stato Maggiore della Difesa, in collaborazione con le Forze Armate, ha scelto di adottare Adobe LiveCycle Enterprise Suite, una soluzione integrata che consente di organizzare ed uniformare il flusso dei documenti con una particolare attenzione alle policy, ai livelli di accesso e di condivisione delle informazioni. La suite è stata integrata con il portale del Ministero per la gestione online della modulistica relativa all’arruolamento del personale militare e civile.
Ogni anno si tengono circa 20 concorsi per l’arruolamento del personale civile e militare, cui corrispondono circa 100 mila candidature, di cui 20 mila ricevute online, ciascuna composta da molti documenti.
L’informatizzazione del processo di acquisizione delle candidature ha previsto, in un primo momento, l’attivazione all’interno del portale del Ministero di un’area per la gestione online della modulistica relativa ai concorsi per l’Accademia Aeronautica e per il personale di truppa. Entro il 2011 tutti i concorsi per l’arruolamento verranno gestiti online, pur mantenendo l’invio cartaceo della documentazione previsto per obbligo di legge. Grazie ad un’accurata riprogettazione con la nuova soluzione, lo schema dei moduli digitali contiene campi per le risposte multiple già precompilati. Il sistema, inoltre, è in grado di verificare le informazioni inserite, segnalando eventuali mancanze, errori di compilazione o di coerenza nei dati inseriti. La soluzione ha consentito una riduzione dei costi del personale dedicato alle attività di gestione delle candidature, attualmente pari a circa 300 dipendenti. Ora, le 20.000 domande di partecipazione ai concorsi che arrivano ogni anno al dicastero vengono gestite in modo più rapido, grazie all’automazione di molte attività prima svolte manualmente ed alla riduzione degli errori di digitazione. Proprio la consistente riduzione di errori nella compilazione dei moduli ha assicurato un minor numero di ricorsi dovuti al rifiuto delle domande, in precedenza causati dall’invio di domande di partecipazione inesatte.
