C’è una grande opportunità per il Paese, in termini di
aumento di competitività e snellimento della burocrazia. È il
passaggio al digitale – abbandonando la carta e le
spedizioni postali – nel ciclo ordine-pagamenti, in grado di
semplificare i procedimenti della Pubblica Amministrazione nei
rapporti con privati e imprese, ridurre i costi e aumentare la
trasparenza. Basterebbe una spinta decisa, da parte del
Governo, verso questi processi, in grado anche di minimizzare
l’evasione, e garantire alle imprese il credito certo. Ma
ciò non sta accadendo, malgrado le evidenze di analisi e studi
realizzati da Istituzioni, Università e Associazioni. Uno per
tutti l'Osservatorio “Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione” della School of Management del
Politecnico di Milano, che stima il risparmio
dall’adozione di logiche di dematerializzazione, solo per
la fase di fatturazione, intorno ai 10 miliardi di euro, che
arrivano a 60 miliardi di euro nel caso l’adozione di
fatturazione elettronica fosse estesa all’intero ciclo
ordine pagamento. Inoltre, a seconda del modello adottato,
l’impatto atteso solo in ambito PA potrebbe essere
compreso tra i 300 milioni e i 2 miliardi di euro di risparmio;
se si guardano le piccole medie imprese, il valore potenziale
della fatturazione elettronica è stimato tra 1 e 3 punti di
margine a seconda del settore, delle dimensioni
dell’azienda e modello implementato. Pierfilippo Roggero,
Presidente e Amministratore Delegato di Fujitsu Technology
Solutions Italia, filiale italiana del Gruppo Fujitsu, uno dei
maggiori provider di soluzioni ICT professionali per il mercato
globale, con circa 170.000 dipendenti operativi su clienti
provenienti da 70 Paesi e un fatturato consolidato di circa 50
miliardi di dollari nel 2010, è impegnato da tempo e in prima
persona su questo tema, convinto che l’opportunità vada
colta subito, come già sta avvenendo in altri Paesi. «Da
oltre un anno – afferma il manager – sono
impegnato, spendendomi anche in prima persona all’interno
dei tavoli di lavoro, per stimolare un dibattito che possa
orientare il nostro Paese verso la semplificazione della
burocrazia e dei suoi costi, illustrando a soggetti
istituzionali, esponenti dell’una e dell’altra area
politica, i benefici che la riduzione dei costi della
burocrazia e dell’economia sommersa porterebbe al sistema
Italia a mezzo della tracciabilità e non solo dei
pagamenti.
Ma ancora una volta il nostro Paese sembra non sentirci».
Roggero sottolinea lo scarso interesse riscontrato verso
l’esigenza di avviare – nei fatti e non a parole –
un radicale processo di trasformazione della Pubblica
Amministrazione e di semplificazione tra pubblico e privato,
trovando le risorse necessarie per rilanciare iniziative di
sviluppo nazionale. «L’Italia dimostra di non avere
il coraggio necessario di intervenire con decisione e di
introdurre strumenti che possono portare – dati alla mano
– benefici stimati in qualche decina di miliardi di euro,
ovvero dai 2 ai 3 punti di PIL. Forse perché intimoriti da
qualche forte lobby, o non convinti, nonostante studi provati,
dei reali benefici o dubbiosi sul consenso che avrebbe
generato, ancora una volta l’Italia si trova non
allineata con altri importanti Paesi dell’Unione Europea
che hanno introdotto la fatturazione elettronica come
fondamentale per gestire tutte le transazioni tra aziende
pubbliche e private. Nonostante i proclami, la manovra
economica appena varata non prevede alcuna norma sulla
fatturazione elettronica vera e propria, quella reale.
L’unica disposizione rilevante prevede che
l’Agenzia delle entrate definisca le modalità per
comunicare al fisco le fatture di importo superiore ai 3.000
euro: non quindi una fattura elettronica, ma una misura di
tracciabilità per l’Iva». Va ricordato che la
Finanziaria 2008 aveva introdotto l’obbligo per i
fornitori della PA di inviare fatture elettroniche
“pure” a norma di legge; ma tutto giace
nell’oblio ancora oggi, perché il Ministero
dell’Economia non ha mai emanato il decreto attuativo che
rende efficace questa disposizione. La presenza della norma
sulla tracciabilità delle fatture nella manovra economica ha
indubbiamente contribuito a generare interesse e fermento sul
tema. «Ora ci auguriamo – riprende Roggero – che il
gruppo di lavoro congiunto del Ministero dell’Economia e
del Ministero per la Pubblica Amministrazione e Innovazione
riesca al più presto a sbloccare questa impasse, emanando il
decreto attuativo che introdurrà in Italia l’obbligo di
fatturazione elettronica verso la PA, uno strumento
indispensabile per rilanciare il nostro Paese, un catalizzatore
importante per lo svi luppo del sistemi elettronici di
fatturazione e gestione di ordini e incassi, come dimostra la
recente esperienza del governo spagnolo». E conclude:
«Siamo certi che, se il Presidente Berlusconi e tutto il
Governo avessero reale evidenza dei benefici della Fatturazione
Elettronica, sarebbero i primi ad impegnarsi a supportarne la
diffusione, così come siamo convinti che anche
l’opposizione sarebbe spontaneamente sostenitrice e
favorevole all’avvio e alla realizzazione di questa
trasformazione, che non può essere né di destra né di
sinistra, ma di chi come noi vuole una reale trasformazione del
Paese, fatta di cose concrete che portino vantaggi alle
imprese, e migliorino la qualità della vita dei
cittadini».
UNA STRATEGIA VINCENTE PER LA GESTIONE DEI PROCESSI DI
BUSINESS
UNA SURVEY SU IMPRESE LEADER REALIZZATA DA CST
CONSULTING METTE IN LUCE GLI STEP FONDAMENTALI PER OTTENERE
CONCRETI VANTAGGI ECONOMICI ALLINEANDO TECNOLOGIE, INFORMAZIONI
E PROCESSI
Negli ultimi due anni, il sistema economico internazionale ha
spinto le aziende ad adottare politiche estreme di cost
cutting. Queste hanno coinvolto tutte le aree funzionali e le
divisioni aziendali, inclusi i sistemi informativi. Secondo una
logica che potrebbe definirsi “darwiniana”, sono
state escluse dal mercato una parte delle imprese meno sane. Ad
oggi, gran parte delle imprese ha tagliato il tagliabile e lo
spazio per ridurre i costi ulteriormente è molto ristretto.
Per risparmiare ancora, la soluzione principale verso cui
tendere è quella di migliorare l’organizzazione. Ad una
politica di cost cutting si sta quindi sostituendo una politica
di optimization; si passa cioè da un approccio quantitativo
(“fare le stesse cose riducendo i costi”, ovvero
stesso output, minori input) ad uno quali-quantitativo
(“fare le cose meglio con meno risorse”, ovvero
output maggiori/migliori, minori input). Una recente analisi
effettuata da CST Consulting sull’andamento economico di
Clienti medio-grandi e grandi ha prodotto risultati di rilievo
nell’ambito della gestione delle informazioni aziendali.
Lo studio è stato realizzato da analisti CST Consulting che
hanno maturato una esperienza media di 15 anni su progetti di
Business Process Reengineering (BPR), ERP, Enterprise Content
Management (ECM), Business Intelligence & Corporate
Performance Management (BI&CPM). Gli analisti CST
Consulting hanno esaminato in profondità la relazione che
intercorre tra strategie di “back-end” (scelta
della tecnologia, modalità di gestione delle informazioni,
modalità di gestione dei processi) e risultati di
“front-end” (vantaggio competitivo, risultati
operativi, market share, time to market, rapidità di
adattamento al cambiamento). È emerso che tutte le imprese che
ottengono performance di eccellenza sono caratterizzate da
rapidità di reazione e raggiungono una posizione di leadership
di mercato se hanno implementato una coerente strategia di
“back-end” step-by-step.
Qual è questa strategia e come raggiungere questi
risultati?
Questi gli step principali.
- Gestire dati strutturati;
- Analizzare i processi;
- Gestire i dati non strutturati;
- Integrare dati strutturati e dati non strutturati;
- Gestire i processi;
- Analizzare dati strutturati e non strutturati.
Ciò che si intende mettere in luce in questa sede è come
attuare concretamente una strategia vincente di ECM e Business
Process Management (BPM). Si dà quindi come assunto che le
aziende si siano già dotate di strumenti in grado di gestire
le transazioni di business (tramite un sistema ERP), così come
emerso dalla imprese intervistate.
BUSINESS PROCESS REENGINEERING
Il primo passo, fondamentale per la buona riuscita di un
progetto ECM, è quello di analizzare i processi di business,
mapparli ed ottimizzarli, se necessario. Comprendere pienamente
quali sono le procedure tramite cui le risorse aziendali
(persone, sistemi, ecc.) conducono all’erogazione di un
servizio o alla fornitura di un prodotto significa infatti
gettare le basi per rendere snelli ed efficaci i flussi di
informazioni ed i processi decisionali.
GESTIRE DATI NON STRUTTURATI
Come sottolineato a più riprese dai maggiori analisti di
mercato, circa l’80% delle informazioni aziendali sono di
tipo non strutturato (documenti, email, fax, ecc.). Questo step
implica quindi la comprensione di quali documenti/contenuti
sono associati a quali processi ed in che modo. Le aziende
leader analizzate sostengono di aver già risparmiato
ampiamente, implementando un sistema ECM centralizzato
(repository unico), seguendo una metodologia progettuale smooth
(l’opposto di un approccio big bang, per intenderci).
Inoltre, nell’ottica dell’adozione di una strategia
di optimization successiva, le imprese si sono impegnate ad
analizzare i processi documentali, oltre ad acquisire,
indicizzare e classificare (spesso in modo automatico) i
contenuti aziendali.
INTEGRARE DATI STRUTTURATI E NON STRUTTURATI
Integrare informazioni strutturate ed informazioni non
strutturate significa creare un legame tra dati (ad es. RDBMS)
e contenuti di business. Ad esempio, le aziende leader
analizzate hanno ben identificato la differenza tra liquidare
una fattura passiva tramite ERP (gestione transazionale) e
poterla invece acquisire, indicizzare, classificare,
ricercare/consultare da SAP ed eventualmente approvare da web.
Questa integrazione ha permesso inoltre di raggiungere un
risultato importante: abilitare i business manager a prendere
decisioni rapide e corrette, basate su informazioni accurate e
complete ed avere sotto mano le informazioni chiave nel momento
e nel luogo in cui serve.
GESTIRE I PROCESSI
Ciò che ha consentito alle aziende di adottare una strategia
di optimization è la gestione e l’automazione dei
processi di business (BPM). Luciano Balzarini, CEO di CST
Consulting, afferma che BPM significa “…cucire i
documenti e i contenuti intorno ai processi. Non sono i
documenti che devono muovere l’azienda, ma i processi e
le logiche di business. Il documento è solo un
contorno”. Quanto emerge è che il sistema documentale è
inteso come una commodity, uno strumento per l’attuazione
dei processi e che l’assioma di fondo individua una
business entity da gestire, non un documento. Come emerso
dall’”Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione” del Politecnico di Milano, le
soluzioni di conservazione sostitutiva delle fatture (documenti
contabili e fiscali, più in generale) e fatturazione
elettronica sono spesso una componente di progetti di gestione
documentale allargata. La conditio sine qua non per cui queste
soluzioni abbiano un ritorno sull’investimento è quindi
quella di pensarle in un quadro più ampio che tenga sempre
presente l’obiettivo dell’optimization. La mera
riduzione dei costi sarà quindi effetto e non causa
dell’implementazione di questo tipo di soluzioni. Le
aziende prese in esame utilizzano più di un sistema IT per
gestire un interno processo di business. All’interno di
questi sistemi le informazioni processate sono spesso in
eccesso o addirittura ridondanti. Per applicare con successo
una strategia di optimization, le imprese hanno quindi tenuto
in considerazione la sostanziale differenza tra applicazioni e
contenuti, combinando workflow applicativi e workflow
contentcentric (poiché questi hanno requisiti funzionali
radicalmente differenti).
ANALIZZARE DATI STRUTTURATI E NON STRUTTURATI
L’implementazione di un Datawarehouse/Datamart che
contenga informazioni accurate, veritiere e complete è un
altro step che le aziende leader intervistate hanno
identificato come fondamentale per prendere decisioni migliori.
Sulla base dello studio effettuato, i risultati di
“front-end” sono migliori quando le soluzioni di
BI&CPM sono utilizzate non solo per realizzare forecast e
budget (ciclo tipico di pianificazione controllo e analisi), ma
anche per realizzare analisi real-time sui processi core
business. Questo aiuta le aziende a capire chiaramente dove e
perché determinati processi non funzionano e come
intraprendere azioni correttive. Soluzioni di reporting,
analisi, dashboarding e scorecard sono quindi implementate non
solo per dati strutturati, ma anche per dati non strutturati e
processi.
CONCLUSIONI
Le leading companies hanno allineato gli elementi del
“back-end” (tecnologie, informazioni, processi di
business). Ciò le aiuta a reagire rapidamente ai mutamenti di
mercato, prendere decisioni migliori al momento giusto,
guadagnare terreno sui concorrenti e raggiungere risultati
economici performanti. Seguire la strategia descritta crea
quindi un coefficiente di correlazione positivo con i risultati
di “front-end”.
CST Consulting è una azienda di Consulenza
IT, System Integration & Technology e Servizi alle Imprese,
focalizzata nella progettazione, sviluppo e gestione di
soluzioni altamente innovative per governare al meglio
informazioni e processi aziendali. Combinando
l’esperienza di più di 110 professionisti dotati di
competenze uniche con la conoscenza dei vari settori di
mercato, CST Consulting aiuta le imprese in ambito SAP ed
Enterprise Content Management. CST Consulting controlla il 100%
di CST Servizi, azienda nata con l’obiettivo di dare una
risposta concreta ed efficace alle esigenze di imaging e
document outsourcing, conservazione sostitutiva, fatturazione
elettronica e business process outsourcing. CST Consulting è
partner SAP, IBM, Adobe, Kofax, CA e Actalis.
CAM AUMENTA L’EFFICIENZA CON LA FATTURAZIONE
ATTIVA TELEMATICA
LA SOCIETÀ VENETA, PRESENTE IN TUTTI I MERCATI ITTICI
D’ITALIA, HA SCELTO IL SERVIZIO EASY FATTURA DI INTESA
SANPAOLO PER GESTIRE CIRCA 100MILA DOCUMENTI
ALL’ANNO
CAM, azienda nata a Chioggia (Ve) nel 1969 da
un’associazione di molluschicoltori, ha l’obiettivo
di acquistare, allevare, selezionare, lavorare e
commercializzare all’ingrosso e al minuto molluschi,
crostacei e pesce fresco o congelato. Oggi è presente in tutti
i mercati ittici d’Italia, riforniti quotidianamente
tramite una rete di trasporti specializzati, acquistando i
prodotti in tutta Europa, Africa e America. I clienti
principali si dividono in due categorie: i grossisti e la
Grande Distribuzione Organizzata; a questi si devono aggiungere
anche diversi clienti Ho.Re.Ca. (Hotel Ristoranti e Catering.
CAM, che impiega circa 70 dipendenti, ha un fatturato 2009 che
si attesta attorno ai 55 milioni di Euro.
L’APPLICAZIONE
L’azienda ha deciso di implementare un sistema di
fatturazione elettronica procedendo per piccoli passi,
iniziando dal ciclo attivo. L’obiettivo di questa scelta
è quello di non stravolgere le abitudini aziendali e quelle
dei clienti, dal momento che il settore in cui opera è ancora
fortemente caratterizzato da processi cartacei. L’unica
eccezione è rappresentata dalla Grande Distribuzione
Organizzata (GDO). CAM ha scelto Easy Fattura di Intesa
Sanpaolo per lo sviluppo della soluzione di fatturazione attiva
telematica. Questo porterà all’esternalizzazione
dell’attività di produzione, stampa e spedizione delle
fatture per alcuni clienti. L’azienda invierà al
provider del servizio di fatturazione – Intesa Sanpaolo –
alcuni file, generati dal proprio sistema informativo,
contenenti i dati relativi alle fatture da preparare, creati
sulla base delle informazioni inserite nel sistema gestionale
aziendale. La banca provvederà quindi a tradurli in fatture,
occupandosi della stampa e della spedizione dei documenti.
Inoltre, il servizio prevede che ciascun cliente di CAM possa
scegliere di ricevere la fattura in formato digitale (PDF) via
e-mail o in formato cartaceo per posta. In una prima fase di
implementazione i documenti di trasporto verranno mantenuti
cartacei e verranno inviati dall’azienda al provider
affinché vengano allegate alle rispettive fatture.
L’azienda ha deciso di affidarsi a Intesa Sanpaolo anche
per la gestione dell’archiviazione e conservazione
sostitutiva dei documenti, nel rispetto della normativa
vigente. L’azienda mira a ridurre sempre più la
componente cartacea degli ordini ricevuti, aggiungendo,
compatibilmente con le evoluzioni del sistema, anche la
gestione elettronica dei documenti di consegna.
I BENEFICI
CAM ritiene di ottenere benefici significativi
dall’adozione di soluzioni di fatturazione elettronica e
conservazione sostitutiva: basti pensare che il volume di
fatture attive scambiate si aggira attorno ai 100.000 fogli
all’anno. L’archiviazione e conservazione
sostitutiva di questi documenti comporterà anche benefici in
termini di gestione delle spazio attualmente richiesto
dall’archivio fisico della documentazione contabile. A
fronte di questi benefici CAM sta incontrando alcune
difficoltà nell’introduzione di queste soluzioni,
principalmente legate all’integrazione dei propri sistemi
aziendali e alla necessità di gestione del cambiamento per
vincere alcune resistenze degli operatori.
L’INTEGRAZIONE DELLA FILIERA DEL MATERIALE ELETTRICO
I MOLTEPLICI BENEFICI OTTENUTI DA METEL CON LA DIGITALIZZAZIONE
DEL CICLO DELL’ORDINE FRA PRODUTTORI E DISTRIBUTORI E I
PROGETTI DI CRESCITA PER IL FUTURO
Metel nasce nel 1993 nell'ambito della Federazione
Nazionale dei Grossisti. L'idea nacque dalle esigenze di
alcuni distributori illuminati che ricercavano un linguaggio
comune che legasse produttori e distributori di materiale
elettrico. A distanza di pochi anni, Metel venne compartecipata
dalla Federazione dei produttori (ANIE) e dalla Federazione
degli agenti (ARAME). Giorgio Casanova, Direttore Commerciale,
spiega in questa intervista gli obiettivi e il lavoro fin qui
svolto da Metel.
Per completare la supply chain del materiale elettrico
mancano gli installatori: perché non sono stati
coinvolti?
È una riflessione che stiamo facendo al nostro interno e non
escludo che uno dei prossimi passi possa essere quello di
completare l’intero percorso del componente elettrico
(dal produttore al consumatore finale). Ci potranno essere
alcuni problemi per l’estrema frammentazione delle
imprese di installazione, per la loro dimensione spesso
minuscola e per l’inadeguatezza dei sistemi ICT, ma
supereremo queste difficoltà.
Quindi è un sistema tecnologicamente complesso?
Il nostro sistema si basa su una piattaforma informatica del
tipo web-EDI specificatamente dedicata al nostro settore. La
sua costruzione è stata complessa e non priva di ostacoli, ma
l’attenzione che abbiamo posto verso coloro che dovevano
utilizzarla ci ha sempre fatto trovare soluzioni user friendly.
Siamo in grado di offrire servizi strategici fortemente
innovativi non solo per la logistica ma anche per altre
funzioni aziendali come ad esempio il marketing. Oltre 300 dei
nostri utenti sono già passati al nuovo sistema con un volume
di traffico di oltre 6.000.000 documenti/anno. Ogni giorno
vengono effettuate 25.000 transazioni con picchi sino a
65.000.
Quali sono i vantaggi che Metel ha indotto nella
filiera?
Credo che i vantaggi siano molteplici. Innanzitutto una forte
riduzione dei costi per tutti gli attori (produttori,
distributori, agenti), una maggiore qualità
dell’informazione trattata (no errori), una rapidità
nell’esecuzione dell’intero processo logistico
(dall’ordine, alla conferma, alla ddt, alla fatturazione
elettronica) a beneficio del cliente finale. Un vantaggio che
spesso non consideriamo è quello di disporre di un solo
linguaggio per tutti gli interlocutori e ciò riduce in misura
considerevole i conflitti che possono generarsi tra due
soggetti che negoziano.
È un sistema esportabile in altri
settori?
Senz’altro e lo stiamo già facendo. In questi ultimi
mesi alcuni operatori della filiera delle ferramenta stanno
sperimentando i nostri applicativi e i primi risultati sono
molto entusiasmanti. Per contiguità credo potrebbe essere
assunto anche dalla filiera del termoidraulico e
dell’elettronica di largo consumo. La nostra tecnologia
è di tipo pervasivo in grado di adattarsi a molteplici
situazioni.
