Fatturazione Elettronica e Integrazione del Ciclo
dell’Ordine sono in grado di apportare alle aziende sono
estremamente rilevanti. Ma come è possibile misurarli?
L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of management del Politecnico di
Milano, che da anni analizza la tematica, ha sviluppato
un modello che consente di stabilire il costo del ciclo
nelle sue diverse fasi, in uno scenario “as-is” di
partenza e in uno scenario “to-be” che è funzione
della soluzione tecnologica adottata. La differenza del costo del
ciclo nei due scenari rappresenta il beneficio che
l’azienda può ottenere.
Nel Rapporto “La Fatturazione Elettronica in Italia:
reportage dal campo”, che contiene i risultati
dell’ultima edizione della Ricerca dell’Osservatorio
e che sarà a breve disponibile sul sito www.osservatori.net, sono
inseriti dei tool interattivi, denominati Self Assessment Tool
(SAT), che rappresentano una versione semplificata del modello
dell’Osservatorio e consentono, autonomamente, di inserire
un numero ridotto di dati di input ottenendo così una prima
stima dei benefici potenziali per la propria azienda.
Nel modello, il costo annuo del processo è valutato applicando
la logica dell’Activity Based Costing: per
ogni attività vengono identificate le risorse impiegate
(manodopera, materiali, spazi ecc.) e per ogni risorsa viene
sviluppata la funzione che lega il consumo della risorsa ad
alcuni principali driver (struttura del documento, tempi
elementari ecc.). Oltre ai costi di gestione del ciclo ideale (in
assenza di errori), è importante considerare e valutare anche i
costi di risoluzione delle non conformità (correzione di errori,
ricircoli per completare informazioni ecc.). Il modello include
tutte le attività connesse allo scambio documentale relativo al
ciclo Ordine-Consegna-Fatturazione-Pagamento, dalla composizione
dell’Ordine all’archiviazione dell’estratto
conto.
I benefici stimati sono riconducibili a 3
principali elementi:
• la riduzione dei costi di esecuzione delle
“attività di interfaccia”, principalmente
legata a un aumento della produttività della manodopera e a una
riduzione del costo dei materiali di consumo;
• l’incremento del livello di qualità e
accuratezza nei processi, grazie soprattutto
all’eliminazione – o drastica diminuzione – di
attività a forte contenuto manuale, con conseguente riduzione
dei costi relativi alla gestione e risoluzione delle non
conformità;
• la riduzione dello spazio occupato per
l’archiviazione della documentazione cartacea.
Una fondamentale ipotesi sottesa ai risultati evidenziati dal
modello è la possibilità di conseguire concretamente i benefici
legati alla riduzione del costo di manodopera, dedicando per
esempio il personale ad altre attività.
Per poter valutare anche la redditività dei diversi progetti, il
modello considera anche le voci relative agli investimenti e ai
costi correnti da sostenere per l’adozione della soluzione
tecnologica prescelta. Le principali categorie di investimenti
che si sostengono nei progetti di integrazione e
dematerializzazione sono:
• hardware;
• software;
• system integration;
• costi organizzativi;
• canone di accesso al servizio.
Le voci di costi correnti (a cadenza annuale) da includere
nell’analisi comprendono manutenzione hardware, consumabili
hardware; manutenzione/upgrade software, personale aggiuntivo o
incentivi al personale, certificazioni, trasmissione e canone
annuo.
Oltre ai costi legati alla tecnologia o al servizio, più
facilmente stimabili, è necessario considerare anche i costi di
natura organizzativa legati invece alla gestione del cambiamento,
sia interno (gestione del progetto, risorse interne
all’azienda impegnata nel progetto, formazione del
personale) sia esterno (per instaurare relazioni nonché
stabilire accordi in riferimento agli standard di comunicazione e
di processo, in caso di integrazione con clienti e fornitori). I
costi del cambiamento dipendono dalla numerosità degli attori
coinvolti, sia internamente sia esternamente all’azienda,
dalla flessibilità al cambiamento presente
nell’organizzazione e dalla disponibilità di standard di
comunicazione e di processo.
