quotidianamente circa 500 tonnellate di prodotti: canne fumarie
in argilla ceramica e manufatti in laterizio e latero-cemento,
con un fatturato complessivo pari a circa 12 milioni di Euro. Il
volume delle attività amministrative è dell’ordine delle
migliaia di fatture annue. In particolare sono circa 4.000 le
fatture attive emesse ogni anno nei confronti di un portafoglio
clienti piuttosto “frammentato”, costituito da circa
1.000 interlocutori tra grossisti, imprese edili e, più
raramente, enti pubblici. Per quanto riguarda invece il ciclo
passivo, il numero di fatture ricevute ogni anno è pari a circa
2.500 documenti per lo più relativi a fornitori di materie prime
(argille, acciaio e cemento) e di energia.
La frammentazione del parco clienti, il discreto numero
di fatture attive gestite annualmente e, non ultimo, il
riferimento all’obbligo di “fatturazione
elettronica” verso la Pubblica Amministrazione
riportato nella Finanziaria 2008, ha portato l’Azienda ad
anticipare i tempi e a rivolgere particolare attenzione alle
tematiche della dematerializzazione dei documenti e della
conservazione sostitutiva. La soluzione adottata dal Gruppo Effe
2 Spa, infatti, supporta il processo di emissione delle fatture
attive provvedendo anche alla relativa conservazione sostitutiva
a norma. Oggi vengono inviati al provider i dati di fatturazione
provenienti dal gestionale (sotto forma di spool di stampa)
attraverso una piattaforma/applicativo Web. Questa operazione
esaurisce il lavoro da parte dell’Azienda che ha adottato
il servizio di postalizzazione multi-canale delle fatture erogato
dal proprio provider bancario, che provvede alla stampa e
all’invio tramite posta delle fatture cartacee verso i
diversi clienti, oppure all’invio di una copia della
fattura in formato pdf nel caso il cliente disponga di un
indirizzo email.
L’implementazione della soluzione descritta mira
essenzialmente a perseguire miglioramenti in termini di
efficienza del processo di fatturazione. Il processo
implementato in precedenza, infatti, assorbiva
l’equivalente di 1 giornata-uomo ogni mese. La
semplice constatazione che l’attività di emissione delle
fatture si riduceva a pochi minuti effettivi al
mese ha convinto il management dell’Azienda ad avviare il
progetto. Inoltre, con la fatturazione cartacea tradizionale si
dovevano sostenere anche i costi legati alla stampa,
all’affrancatura e alla postalizzazione: il
servizio utilizzato ha permesso l’eliminazione o la
riduzione di questi esborsi e consentirà ulteriori risparmi nel
momento in cui verrà utilizzata la sola email per l’invio
delle fatture a i clienti.
