I documenti clinico sanitari verso la dematerializzazione: lo scenario italiano in uno studio dell’Osservatorio ICT in Sanità del Politecnico di Milano

Realisticamente parlando, nella Sanità è ancora troppo presto ipotizzare che i progetti di dematerializzazione possano abilitare scenari che prevedono la totale scomparsa dei documenti cartacei dalle strutture sanitarie, soprattutto in orizzonti temporali di breve periodo. Un’analisi corretta della diffusione di tali soluzione deve partire innanzitutto da una visione realistica del fenomeno.

Da questa considerazione prende le mosse la Ricerca dell’Osservatorio ICT in Sanità, “La Dematerializzazione in Sanità: dai documenti ai processi”, condotta sulle Direzioni ICT di 118 strutture sanitarie italiane, pubbliche e private. Emerge che il livello di diffusione delle soluzioni è ancora nelle prime fasi di sviluppo: circa un quarto del campione della ricerca non ha ancora deciso di investire, il 30% ha avviato dei progetti pilota, mentre più del 40% di aziende sanitarie (soprattutto aziende di grandi dimensioni, come confermato dalle interviste ai Chief Information Officer) sta già affrontando la tematica in ottica operativa, sull’intero ambito aziendale e con diversi livelli di estensione.

In particolare la dematerializzazione dei documenti è stata prevalentemente condotta in ambito clinico-sanitario piuttosto che in quello amministrativo per la presenza di sistemi, prevalentemente diagnostici, predisposti per la produzione di referti e immagini già originariamente in forma digitale. Dall’approfondimento condotto e dai dati rilevati sugli investimenti programmati si evince che la diffusione della dematerializzazione in questo ambito è destinata ad aumentare nell’immediato futuro.

Per avere una fotografia più precisa dello stato di diffusione e di maturità nelle aziende sanitarie nel rispetto delle indicazioni normative, le diverse realtà del campione di riferimento sono state mappate su una scala che comprende quattro stadi evolutivi, ricavati da un’analisi dei casi di maggior successo, che considerano:

– presenza di un workflow automatizzato;

– modalità di firma dei documenti;

– effettuazione dell’archiviazione sostitutiva a norma;

– modalità di esibizione a norma dei documenti informatici.

In seconda battuta sono state prese cinque macro aree funzionali ed è stato chiesto ai CIO di segnalare il livello di dematerializzazione in esse raggiunto: accoglienza e dimissione; diagnosi (radiologia e in generale tutte le diagnostiche per immagini, i servizi laboratoristici, ecc); cura; ciclo amministrativo e finanziario; ciclo logistico commerciale.

Emerge che nell’area funzionale della diagnosi la Dematerializzazione ha raggiunto livelli di completezza maggiori, e in particolare nei laboratori e dalla radiologia. In media infatti in quest’area il 71% del campione utilizza applicazioni che permettono di produrre l’output finale del processo (lastre, referto, diagrammi ecc.) in forma elettronica/digitale, il 52% prevede l’applicazione della firma digitale sui documenti informatici prodotti; il 32% circa effettua la conservazione sostitutiva dei documenti prodotti; il 20% dei casi dichiara di realizzare il processo di esibizione nel rispetto del quadro normativo attualmente in vigore.

Per quanto riguarda invece tutte le aree legate alla Dematerializzazione di documenti amministrativi, le aziende, pur essendo dotate (o in fase di dotazione) di sistemi gestionali che permetterebbero la gestione digitale delle pratiche in ottica di workflow non hanno ancora avviato un vero e proprio processo, se non per tipologie limitate di documenti amministrativi. Se è vero che dematerializzare in ambito sanitario abilita potenziali vantaggi molto più rilevanti rispetto alla sfera amministrativa, è altrettanto vero che quest’ultima area non deve essere dimenticata, soprattutto se si considerano gli obiettivi fissati dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione che puntano a una gestione dei pagamenti sempre più digitale.