Il Gruppo Poste Italiane, oltre a garantire il servizio universale postale, offre prodotti e servizi integrati di comunicazione, logistici e finanziari su tutto il territorio nazionale. Il fatturato del Gruppo supera i 17 miliardi di euro, mentre i dipendenti sono oltre 150 mila. Per iniziativa della capogruppo Poste Italiane, nella prima metà del 2006 è stato avviato internamente un progetto per la realizzazione di un sistema per la gestione elettronica delle fatture attive.
Tale sistema, operativo dai primi mesi del 2007, è stato realizzato con il coinvolgimento di diverse funzioni di Poste Italiane nonché di alcune società appartenenti al Gruppo: l’Amministrazione in quanto owner del progetto, l’IT di gruppo che ne ha curato gli aspetti tecnici, Postecom per la realizzazione della piattaforma tecnologica e Postel per il servizio di delivery delle fatture. Il sistema implementato, a partire dai dati di contabilità dell’ERP dell’azienda, genera le fatture in pdf su cui viene apposta la firma digitale e il riferimento temporale. Di seguito si provvede al delivery cartaceo o elettronico (via email o posta elettronica certificata) dei documenti così formati, parallelamente alla messa in conservazione delle fatture con l’apposizione sui lotti della firma del responsabile della conservazione (interno all’azienda) e della marca temporale. Le fatture sono infine rese disponibili agli utenti interni su un archivio remoto. Il progetto è stato fortemente voluto dal management di Poste Italiane e caratterizzato da una onerosa fase iniziale di analisi e ridisegno dei processi organizzativi.
