Le aziende moderne si scontrano quotidianamente con il problema dei silos informativi: i dati sono frammentati tra i vari reparti, non vengono condivisi e ciò non consente di avere una visione unica, ostacolando le decisioni cruciali. Davanti al cosiddetto Risk Silo, un archivio unico digitale ben organizzato e soprattutto capace di alimentare i workflow e le intelligenze artificiali rappresenta una risorsa fondamentale per ottimizzare la gestione dei propri dati. Arrivarci, però, implica un cambio di passo sostanziale.
Secondo l’Osservatorio Big Data & Business Analytics del Politecnico di Milano, che redige il Data Strategy Index, si evidenzia un miglioramento nella maturità complessiva delle grandi aziende italiane nella valorizzazione dei propri dati. La percentuale di realtà di livello avanzato nel 2023 è salita al 20% rispetto al 15% del 2022, ma un terzo delle grandi aziende (32%) è ancora in una fase immatura o ai primi passi. Questi dati evidenziano che, nonostante i progressi, esistono ancora significative barriere da superare per sfruttare appieno il potenziale delle soluzioni più avanzate.
In questo scenario, Gartner fa notare che implementare un framework di gestione dei processi aziendali può incrementare il tasso di successo del progetto fino al 70%. Unendo gli ideali puntini del ragionamento, diventa quindi facile comprendere i benefici di una strategia che promuova la creazione di luoghi di lavoro digitali collaborativi, sostenuti da un archivio digitale centralizzato: riduzione dei costi, miglioramento della qualità dei prodotti e servizi, e una trasparenza e controllo dei processi senza precedenti. Le potenzialità sono immense, ma la strada da percorrere è ancora lunga e richiede un impegno costante.
«L’azienda spesso non comprende appieno il valore dei dati contenuti nei documenti elettronici e informatici», afferma Samuele Fini, Sales Director di Archiva Group, player italiano della consulenza e servizi per la trasformazione digitale delle imprese. «Un archivio digitale ben organizzato permette di risalire al dato in purezza e unicità, migliorando sensibilmente l’efficienza operativa». La sfida, quindi, non è solo organizzativa, ma anche culturale.
Who's Who
Samuele Fini
Sales Director di Archiva Group
Il valore dei dati: accessibilità e fruibilità
Il valore dei dati risiede nella loro capacità di essere accessibili e fruibili. Una gestione inefficiente dei dati può generare errori, ritardi e costi aggiuntivi. La suite Requiro di Archiva Group, in questo senso, è emblematica: la sua nuova release permette di centralizzare le informazioni e renderle facilmente accessibili a tutti i livelli aziendali. Questo non solo riduce le criticità di processo, ma migliora anche la collaborazione tra i vari reparti, favorendo decisioni più rapide e informate.
«Il punto nevralgico è riuscire sempre a risalire al dato in purezza, alla sua unicità» continua Fini. «Questo è possibile solo se si riesce a creare un unico luogo che permette di eseguire processi collaborativi. Ogni volta che un utente ha bisogno di informazioni o di un documento, non accede al desktop o al file Excel del reparto, ma direttamente alla fonte». Questo approccio non solo migliora l’efficienza operativa, ma riduce anche il rischio di errori e duplicazioni.
Requiro: una soluzione integrata per la gestione dei dati
Requiro si presenta come una vera e propria “cassetta degli attrezzi” per le aziende, progettata per favorire i processi collaborativi e il data management. La suite offre una vasta gamma di strumenti che permettono di gestire i flussi informativi in entrata e in uscita, di integrarsi con sistemi terzi e di garantire la sicurezza dei dati. Questo approccio modulare consente alle aziende di personalizzare la soluzione in base alle proprie esigenze specifiche, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i costi.
«Si tratta – spiega Fini – dell’emanazione più alta della nostra value proposition: una replica su tecnologia del nostro approccio al mercato, attraverso una soluzione versatile e intuitiva per gestire i processi, flussi informativi e dati».
La suite si distingue per alcune caratteristiche chiave: i dati sono centralizzati e facilmente accessibili, allo scopo di migliorare la collaborazione tra i vari reparti. La creazione di un archivio digitale unico, al contempo, elimina i silos informativi e facilita la gestione dei dati. Su queste basi, Requiro si integra facilmente con i sistemi esistenti, migliorando la gestione dei processi senza la necessità di sostituire le infrastrutture tecnologiche già in uso. «La suite – puntualizza il Sales Director – gestisce i flussi informativi in entrata e in uscita attraverso l’integrazione con, per esempio, SdI, Peppol, EDI, NSO, PEC, Web Services e API dedicate, mentre il sistema di conservazione garantisce la conformità alle normative vigenti.
Archiva Group inoltre offre un alto livello di sicurezza dei dati e delle informazioni trattate per i clienti. Alle numerose certificazioni internazionali in ambito sicurezza delle informazioni e protezione dei dati si aggiunge la presenza sul Marketplace dei servizi di Conservazione AGID, confermando il possesso dei requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione, condizione necessaria per l’erogazione di servizi di conservazione per conto della Pubblica Amministrazione».
Le nuove funzionalità: al via l’era dell’AI
La nuova release di Requiro introduce due nuove app all’interno della suite: Requiro Rise e Requiro Next2.
Requiro Rise è una piattaforma di Workflow Management sviluppata con linguaggio low code, che permette di automatizzare i processi aziendali e ridurre i tempi e le risorse necessari per completarli. Requiro Next2, invece, è una piattaforma per la gestione delle relazioni di business esterne all’azienda, creando un unico luogo dove tutte le informazioni importanti possono essere costantemente aggiornate e corrette dai partner.
«Requiro Rise permette di progettare flussi di lavoro digitali specifici per le esigenze aziendali, garantendo efficacia e usabilità dei workflow sviluppati» spiega Fini. «Requiro Next2, attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, garantisce una gestione unica ed efficace delle relazioni con fornitori, agenti e altri stakeholder».
Vantaggi di business con Requiro
Ma perché implementare una soluzione simile? «I benefici che una suite di questo tipo può offrire al business vanno dall’ottimizzazione dei processi al miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi, sino all’aumento della trasparenza e la sicurezza dei dati – chiarisce il Sales Director -. La centralizzazione dei dati e l’automazione dei processi migliorano l’efficienza operativa e riducono i costi, mentre la gestione centralizzata delle informazioni garantisce dati accurati e aggiornati, migliorando la qualità dei prodotti e dei servizi offerti».
Come detto, poi, l’archivio digitale unico e integrato è decisivo per offrire una maggiore visibilità e controllo sui processi aziendali. «E non da meno è cruciale la garanzia di alto livello di sicurezza delle informazioni, in un ambiente protetto da accessi non autorizzati e attacchi informatici – aggiunge Fini -. Inoltre, assicura la conformità alle normative vigenti, riducendo i rischi legali e migliorando la governance aziendale».
Un nuovo scenario nella gestione dei dati e delle informazioni
«Con la nuova release di Requiro, il nostro obiettivo è fornire alle aziende uno strumento versatile e intuitivo per gestire processi, flussi informativi e dati», conclude Samuele Fini. «La nostra suite quindi non solo semplifica la complessità operativa, ma abilita anche una transizione digitale accessibile a tutte le imprese, indipendentemente dalla loro dimensione».
La capacità di centralizzare e gestire i dati in modo efficace non emerge dunque come semplice vantaggio operativo, ma prende la piena forma di necessità strategica per affrontare le sfide del mercato moderno.
